[일머리 스킬] 메일을 잘 읽는 방법

메일 작성 방법 관련해서는 일전에 논한 적이 있었다. 아래 링크를 참조하면 좋을 것 같다.
☞ 이메일 작성 방법

메일은 보내서 무언가를 요청하기도 하고 다른 사람으로부터 메이을 받아서 일을 처리해야 할 때도 있다. 메일은 보내는 것도 중요하지만 받아서 잘 읽은 것도 중요하다.

간혹 업무 시간에 쫓겨 메일을 잘 읽지도 않고 메일을 급하게 보내서 정정하거나 사과를 하는 경우를 많이 봤는데 메일이 1:1 메일이면 상관이 없겠지만 대부분의 메일은 회사의 여러 부서 사람들이 수신/참조인으로 들어가 있기 때문에 한 번의 실수가 업무 평판에 치명타를 입게 됨으로 메일을 잘 보는 것도 중요하지만 잘 읽어 올바른 회신을 하는 것도 상당히 중요하다.

메일을 잘 읽은 방법은 사실 간단하다. 아래 몇 가지만 유의하면 되는데 그전에 우리가 메일을 잘 못 읽는 것을 정의하는 것이 중요할 거 같다. 나는 메일을 잘 못 읽는다고 정의하는 것은 보낸이의 의도를 명확히 이해하지 못하는 것이라고 판단한다.

그럼 우리가 메일을 잘 읽지 못하는 이유는 무엇일까?

1. 시간이 부족해서 대충 읽는다
2. 관심이 없다
3. 메일 보낸이의 의도가 명확하지 않아 오해한다

메일을 잘 읽기 위해서는 어떻게 해야 할까?

1. 자신이 수신인인지 참조인인지 체크한다. 
2. 메일에 회신이나 요청 기한이 있는지 체크하여 해당 기한을 지킬 수 있는지 파악한다.
3. 메일의 의도가 뭔지를 정확히 판단한다. (의견을 달라고 하는 것인지, 자료를 만들어 달라고 하는 것인지)
4. 메일 본문과 첨부 자료가 매칭되는지 점검한다. (첨부가 누락되거나 첨부가 본문이 맞지 않은 메일 파악)
5. 여러 수신인 중에서 나에게 또는 나의 부서에 해당되는 것이 무엇인지 가려낸다.

간혹 메일의 보낸 이 가 잘 못 적어 보낸 이의 의도와 맞지 않게 답신을 하거나 아예 답신을 하지 않는 경우로 문제가 발생하면 우선적으로는 보낸 이 가 문제겠지만 일을 잘하는 사람은 만약 보낸 이의 메일에 오류가 있다면 정중하게 정정을 요구하는 것도 필요하다.

​메일을 보내기 전 첨부까지 꼼꼼히 보는 습관을 기려야 한다. 보내기 버튼을 눌리기 전  최소 2~3번은 확인하는 습관을 가지는 것이 중요하다.