[일머리 스킬] 일의 순서 정하는 방법

일은 정해진 기간 안에서 상대방이 요구하는 또는 만족하는 품질로 처리해야 한다. 그래서 일을 잘하기 위해서는 일을 처리하는 스킬도 중요하지만 일의 순서를 잘 정하는 것도 상당히 중요하다.

왜냐하면 모든 사람은 시간이라는 가장 평등한 자원을 가지고 있고 가용한 시간 안에서 최대한 많은 일을 적정한 품질로 제공해야 하기 때문이다.

일을 잘하는 사람과 못하는 사람은 일의 품질도 차이가 나지만 일의 순서를 계획함에 있어 차이가 난다.

이전 회사에서 같이 일하는 동료는 자신의 팀장에 대해 불만을 자주 이야기 했었다. 팀장은 그 친구에게 "니는 일을 왜 그리 할 줄 모르냐. 그렇니까 매일 네가 바쁜 거다. 네가 생산관리팀에 가면 가는 길에 품질부서와 협의하고 기술팀에 들러서 전달할 서류 전달하고 생산관리팀에 가서 협의하면 훨씬 더 빨리 일을 처리할 것 아니냐"라고 매번 꾸중을 했기 때문이다. 그런데 그 친구는 그게 쉽게 되냐고 나에게 하소연을 하곤 했다.

하나의 예지만 우리는 의외로 일의 순서를 잘 계획하지 못한다. 나 역시 일의 순서를 많이 신경 써서 하는 편이지만 실수를 한 적이 있었다. 

협력사 평가 결과서에 협력사 설문조사 결과를 담으려고 계획했는데 설문조사를 사전에 발송하지 않아 최종 결과물이 늦어진 것이다. 결과 보고서를 최종 만들려고 한 일자가 있다면 설문은 2~3주 전에 협력사에 발송했어야 했는데 설문 문항도 얼마 되지 않아 금방 하면 되지 하고 안일한 생각을 하다 보니 늦게 설문이 시작되었고 상대방(협력사)이 역시나 내 맘과 같지 않게 빠르게 회신을 하지 않아 설문 결과 반영이 지연되었기 때문이다. 일을 하기 전에 해야 할 일을 정리하고 기간을 산정하고 선후관계를 살펴서 일을 했어야 했는데 실수를 한 것이다. 

(GTD Work Flow, 출처: 구글)

이처럼 일의 순서를 잘못 설정하면 일 전체가 지연되고 일의 품질도 역시 떨어지게 된다. 그럼 일의 순서는 어떻게 설정해야 하는가? 나는 데이비드 알렌의  GTD(Get Thing Done)를 응용하여 업무 순서를 정리하는데 알래 순서와 같다. (내가 해야 할 일과 하지 않아야 할 일은 사전에 구분되었다는 전제하에 순서다)

• 우선 해야 할 일을 매일 아침 정리하고 당일 들어오는 일들을 모은다
• 즉시 처리 할 수 있는 일(10분 이내)과 할 수 없는 일을 구분한다. (GTD는 2분이나  나는 10분을 기준으로 삼고 있다)
• 즉시 처리 할 수 있는 일은 바로 처리하고 남은 일들을 다시 정리한다.
• 각 일들의 기한을 정의하고 해당 일의 워크플로우를 그리거나 머릿속에 생각한다.
• 워크플로우 상에서 다른 사람/부서에 받아야 하는 자료나 협조 사항의 Task를 분류한다
• 해당 Task를 우선적으로 메일 등으로  먼저 요청한다. (가장 변동이 많이 발생함)
• 그다음에 내가 해야 할 일을 정하고 주간/월간 다이어리에 기록한다.
• 오늘 가장 먼저 해야 할 일을 실시한다.
• 아침/점심/퇴근 전 다이어리를 점검한다.

끝으로 GTD 책을 읽기를 추천한다.