[일머리 스킬] 보고서에 메세지를 담아라

보고서는 여러 종류가 있지만 새로운 것을 기획하거나 제안하는 보고서와 현재 발생된 문제나 이슈의 현황을 보고 하거나 조치, 해결하는 보고서가 있다.

(출처: 픽사베이)

그중에서 새로운 것을 기획, 제안하는 보고서가 문제 해결형 보고서 보다 까다롭다고 개인적으로 생각한다.
그 이유는 두 가지가 있다.
첫째는 문재 해결형 보고서는 기획/제안 보고서 보다 보고 받는 사람의 해당 문제에 대해 이해 수준이 높다.
둘째는 문제 해결형 보고서는 창의적인 생각보다는 과거 해결 경험으로 조치할 수 있는 경우가 많다.

그래서 현업 부서에서는 기획/제안 형태의 보고서보다는 문제 해결형 보고서를 많이 쓰고, 기획/제안 보고서는 별도의 기획부서에서 작성하여 현업에 플로워 다운시킨다.
그래서 현업 부서에서 문제해결형 보고서와 기획/제안서까지 잘 만들 수 있다면 다른 구성원과 차별화된 가치를 보여줄 수 있게 된다.  따라서 현업 부서에 몸 담고 있더라도 꾸준히 기획/제안서 작성 역량을 쌓아 나가는 것이 필요하다.

그럼 기획/제안에 있어 가장 중요한 것은 무엇일까? 나는 기획/제안서에 있어 가장 중요한 것은 메시지(결론)이라 생각한다.

메시지의 기본은 당신의 제안에 상대가 흥미를 가지도록 하는 것이다.  상대방이 흥미를 가질 수 있도록 하는 방법은 두 가지다.

첫째는 상대의 관점에서 상대가 얻을 수 있는 이익과 실행하지 않아 발생되는 손실을 강조해야 한다.
대부분의 기획/제안의 최종 전결권자는 팀장이상이다. 그들은 회사 내에서 승진이 필요한 사람들이다. 그분들은 해당 기획/제안서가 가져다 줄 이익과 실행하지 않아 발생되는 손실이 강조되어야 전결권자의 상위 직급인 본부장, 사장에게 어필할 수 있게 된다. 

둘째는 가능하면  상대방이 이해하기 쉬운 말로 상대방이 얻을 이익을 설명해 주는 것이 좋다
예를 들어 "이 노트북은 인텔코어. I7 CPU 장착했습니다." 보다 "이 노트북은 영화 한 편을 다운로드하는데 이전의 10분 내외에서 대폭 단축되어 단 2분이면 가능합니다."가  효과적이다.

결론적으로 기획/제안서를 만들때 어떤 메시지를 던질 것인가를 결정하는 것이 기획/제안서의 핵심이다. 그래서 끊임없이 한 문장으로 메세지를 함축하는 연습을 해야 한다.  두리뭉실하거나 임팩터 없는 메시지는 아무리 좋은 디자인으로 포장하여도 픽업될 수 없음을 명심해야 한다.