[일머리 스킬] 기획 보고서는 다른 사람에게 보여주고 발표해라

최근에 하반기 전략 회의 시 발표할 기획보고서를 만들었다. 시간에 쫓겨 개인적으로는 만족스럽지는 않았지만 다행히 실장-본부장까지 OK를 받아 하반기부터 실행할 예정이다. 자료를 타 팀에도 공유했는데 좋은 평을 받았다.

(출처: 펙셀즈)

기획서를 잘 만들기 위해서 다양한 스킬이 있지만 그중 기획서가 만들고 내부 구성원이나 관련이 없는 다른 분들 앞에서 품평회(연습) 하는 시간을 가져라. 품평회를 통해서 당신이 보지 못한 것을 보게 될 것이다.
최종 보고 전 품평회를 해야 하는 이유는 3가지다.

• 사람들이 쉽게 이해하는지를 판단할 수 있다. (특히 오해가 발생되는 부분을 찾는다)
• 말을 하면서 내가 만든 스토리라인을 논리적으로 문제가 없는지 판단할 수 있다.
• 내가 만든 내용과 말하는 것이 매끄럽게 연결되는지 연습한다.

그래서 나는 중요한 보고서는 품평회를 꼭 거친다. 왜냐하면 품평회를 하고 나면 내가 보고서를 작성하면서 미처 보지 못한 것들을 볼 수 있게 되고 또한 실전에서 프레젠테이션 하는 것이 한결 수월해지기 때문이다.

에드가 데일(Edgar Dale)이 만든 ’ 학습의 원추(The cone of Learning)‘라는 게 있다. 어떤 방식으로 학습을 하느냐에 따라 그 효과가 달라진다는 이론이다. 이에 따르면 학습에는 세 가지 방식이 있다.

책이나 문서를 읽는 것, 강의를 듣는 것이 추상학습이다. 사진이나 이미지를 보는 것, 영상이나 시연을 시청하는 것이 관찰학습이다. 그리고 학습자가 직접 대화하고 토론하는 것, 학습자가 직접 설명하거나 경험해 보는 것이 체험학습이다.

그런데 이 중 가장 효과가 큰 방식은 체험학습이고 그다음이 관찰학습, 추상학습의 순이다. 추상학습은 보이지 않는 걸 말과 글로 설명하는 읽거나 보는 방식이다. 2주 후에 불과 10~20%만 기억된다. 관찰학습은 실물이나 누군가의 행동을 보고 듣는 방식이다. 2주 후 30~50%가 기억된다. 시청각 교육이 바로 이 방식이다. 체험학습은 학습자 자신이 직접 말하고 쓰고 겪어보는 방식이다. 2주 후 효과는 70~90%에 이른다.

보고서를 만들고 발표하는 것 역시 마찬가지다. 직접 만든 것을 남들 앞에서 시연을 해 보면 미처 내가 발견하지 못했든 것을 많이 보게 된다. 이번 보고서도 현장에 계신 분들을 모시고 발표를 했는데 생각보다 좋은 의견들이 많이 나와 보완을 하였는데 해당 부분이 좋게 받아들여졌다. 

명심해라. 보고서 초안을 최대한 빨리 만들고 해당 보고서에 의견을 줄 수 있는 사람들을 모셔놓고 품평회를 가져라. 그러면 당신의 보고서가 한껏 더 완벽해질 것이다.