[일머리 스킬] 이메일 작성

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이메일은 회사에서 가장 많이 활용하는 의사소통 수단이다. "회사일은 이메일에 시작되어 이메일로 끝난다."는 말이 있을 정도로 이메일 작성은 중요하다. 그럼에도 불구하고 이메일에 작성방법에 대해 구체적으로 이해하고 잘 활용하는 사람은 많이 보지 못했다.  일머리 향상을 위해서 필히 이메일 작성법을 배워 실천해서 인정받는 회사원이 되길 바란다.

우선 이메일은 어떤 요소로 구성되어 있는지 살펴보고 해당 요소별로 작성방법을 살펴보자. 이메일은 총 4가지가 구성되어 있다

• 수신인/참조인/비밀참조인
• 제목
• 본문/서명
• 첨부

이제 부터 각 요소별로 중요 작성 방법을 살펴보자.

1. 수신인/참조인/비밀참조인
   가. 수신인: 수신인은 내가 보낸 의도를 실행해야 하는 행위 대상자이다. 메일의 목적을 수행할 수 있는 수신인을 
                      선택하여야 하며, 특히 누락이 발생되지 않도록 해야 한다.
   나. 참조인: 참조인은 직접적인 행위자는 아니며, 업무상 해당 메일을 이해하고 있어야 하는 사람이다. 보통 메일의
                     중요도에 따라 팀장 또는 그 상위 부서장을 참조로 넣는다. 상대방의 팀장 또는 상위 부서장을 넣어 메일을
                     보내면 우리 부서의 팀장 및 상위 부서장을 동등하게 넣는 것이 일반적이다.
   ※ 간혹 수신자인데 참조인으로 넣거나 참조인임에도 불구하고 수신인으로 넣는 경우를 보게 되는데 꼭 위에 목적에
       맞게 수신인/참조인을 선택해야 한다.
   다. 비밀참조인: 비밀참조인은 되도록이면 사용하지 않는 것이 원칙이나 때로는 메일의 수신인/참조인 외 정보나 일의
                             진행 상황을 알 길 원하는 사람을 넣기도 한다. 
   
   
2. 제목
   가. 본문의 내용을 함축하여 수신인이 본문을 보지 않아도 어떤 내용의 메일인지를 알 수 있게 작성하는 것이 원칙이다
   나. 그래서 메일의 목적을 강요하기 위해 말머리 사용하면 좋다. 예를 들어 [중요], [회신], [공유], [알림] 등을 넣는다
   다. 회신 또는 처리 기한이 있을 경우에는 메일 제목 끝에 기한을 넣어 줄 수 있다.
          예를 들어 [중요] 23년 경영계획 수립 요청(기한: 5/27)으로 메일 제목을 작성할 수 있다.
3. 본문
   가. 본문의 시작은 간단한 소속/인사 등으로 시작하는 것이 좋다. 예를 들어 "안녕하세요. 생산팀 홍길동입니다."라고
        하든지 "늘 업무 지원 및 협조 감사합니다."라고 하면 된다.
   나. 인사말이 끝나고 나서는 메일의 목적을 밝히는 것이 필요하다. 예를 들어 "23년 사업계획 작성을 위해 관련부서
          교육계획을 수립을 요청드리고자 메일 드립니다"라고 메일의 발송 목적을 명확히 하는 것이 필요하다.
   다. 목적을 밝히고 이제 수신인께 요청하는 내용을 구체적으로 적어야 한다. 수신인 전체에게 동일한 요청을 할 때는
        요청사항: 23년 교육 계획 수립 및 회신으로 하면 되고 개별 담당자별로 요청한다면 개발 담당자별로 구체적으로
         액션 해야 할 사항을 적는 것이 좋다. 예를 들어 A팀(홍길동 대리): 사내 교육 계획 수립,  B팀(유관순 과장): 사외
         교육 계획 수립 등으로 구분하여 작성해야 한다.
   라. 메일 본문의 가독성을 높이기 위해선 아래 3가지 사항을 준수하는 것이 좋다
       1) 내용별로 구분하여 작성한다. 예를 들어 요청목적, 요청사항, 요청기한으로 단락을 지어 표현하는 것이다
       2) 번호나 글머리 기호를 사용하여 가독성을 높여 이해성을 높인다
       3) 글의 레벨 즉 수준을 잘 분류하여 작성한다. 예를 들어 3. 요청사항, 3-1) 기획팀, 3-2) 재무팀 이렇게 레벨을 잘 
           정리하여 작성하면 메일 수준이 한층 높아진다.
4. 참조
   가. 누락이 안되도록 혹은 다른 참조 문서가 첨부 되지 않도록 유심히 살펴봐야 한다. 
   나. 본문에 첨부 파일의 내용이 언급되었는지 확인한다. 예를 들어 본문 끝에 첨부1. 23년 사업계획 수립 기준
      첨부2. 사업계획 수립 양식으로 본문에 적어주고 첨부 문서의 파일명이 일치시켜야 한다. 
   
   

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