[일머리 스킬] 일 처리는 PDCA로 해야한다.

회사밥을 조금이라도 먹어본 사람은 PDCA(Plan - Do- Check - Action) 용어를 들어 봤을 것이다. 나 역시 직장 2~3년 차에 이 용어를 접했는데 모두가 그렇듯 데밍이 말한 PDCA의 본질은 잘 알지 못했다.

PDCA는 데밍 박사가 일본의 품질 향상 시 활용한 TOOL이라 품질관리 도구라 생각이 들지만 실제는 모든 업무는 PDCA사이클을 따라야 한다.

6 시그마의 DMAIC 역시 통계적인 Tool를 활용하여 PDCA사이클을 수행하는 문제해결 로드맵이다. 일을 잘하는 사람은 무조건 PDCA로 일을 처리한다.

(출처: 픽사베이)

---

얼마 전에 있었든 일을 예로 들어 PDCA의 사고가 얼마나 중요한지 말해 보겠다. 팀의 상사가 과장인 후배사원에게 업무를 지시한다. 중요 품목 리스트를 만들어서 관련부서에 배포하고 해당 품목이 품절 없이 잘 수급되도록 관리해 달라는 메일을 보내라고 지시를 했다.

그러자 후배 사원은 우선 중요 품목 리스트를 팀원들로부터 받아 정리한다. 그리고 팀의 상사가 지시한 대로 해당 리스트를 메일로 송부하고 일을 마무리한다. 

자 어떤가? 일을 잘 수행하였는가? 아마도 대부분의 사람들이 이렇게 일할 것이다. 왜냐하면 상사가 지시한 것을 그대로 했기 때문이다. 상사의 지시에 따라 기한을 지켜 일했다면 누구나다 잘했다고 말할지도 모른다. 하지만 나는 그렇게 보지 않는다. 잘한 것도 아니고 못한 것도 아닌 그냥 평범하게 일했다. 혹은 하지 말아도 되는 일을 한 것이라면 상사의 지시가 잘못되었지만 쓸데없는 일을 했다고도 할 수 있다. PDCA 관점으로 일이 처리되지 않았기 때문이다.

그럼 PDCA 관점으로 일을 처리한다는 것은 어떤 것을 말하는 것일까?

우선 이 일에 대해 잘 생각해 보자. 먼저 해당 품목을 보내는 이유가 뭔지를 잘 생각해 보자. 여러 품목들이 있지만 중요 품목들을 해당 부서에서 잘 챙겨서 품절이 발생되지 않도록 하는 것이 목적이었을 것이다. 그래서 일을 잘하는 사람은 이 일을 아래와 같이 정리해야 한다.

1. Plan: 중요품목 정의, 중요품목 리스트업, 중요품목의 현 품절률(성과지표) 집계(현 수준 정의)
2. Do: 메일 발송(요청사항 등), 현 수준 제시, 개선 조치 기한 제공, 조치사항 피드백 요청
3. Check: 조치사항 피드백 결과 확인,  조치 이후 중요품목 품절률 파악, 다른 품목과 품절률 비교 분석, 결과 판단
4. Action: 전. 후 품절률 피드백, 후속 조치 요청

어떤가? 상사가 중요품목 정리해서 메일로 보내라고 했다고 하더라도 이 일을 받는 순간 위의 프로세스를 돌려야겠다고 떠올라야 한다. 

이것이 PDCA로 사고하는 것이며, 이렇게 업무를 지속적으로 반복하면 업무의 질이 남과는 확연히 차이가 낼 수 있다. 품질개선, 현안 개선, 기획 및 실행 등 모든 일들은 PDCA를 따라서 수행하면 된다. 몸에 체질화할 수 있기를 바란다.