[일머리 스킬] 일정 협의

회사일을 하다 보면 기한이나 완료 요청일, 필요일 등의 일정 협의가  수 없이 반복된다. 업종마다 차이는 있겠지만 언제까지 일을 완료해야 하는지, 언제까지 자료를 제공해야 하는지, 언제까지 제품을 출시해야 하는지, 언제까지 납품을 해야 하는지에 대해 내. 외부 고객과 협의와 협상을 하게 된다.

(출처: 픽사베이)

회사일에서 대부분의 협의와 협상은 시간, 가격, 품질이 대부분이다.  그중에서 아마 가장 많은 협의와 협상은 시간이다.
언제까지 이 일을 해 줄 수 있나요? 아니면 언제까지 자료 줄 수 있어요? 언제까지 완료할 수 있나요? 등의 시간 협의와 협상이 수 없이 일어난다.

주니어 사원은 타 부서의 직위나 직급이 높은 분이 요청하면 거절도 힘들고 때론 본인이 수행하기 힘든 무리한 일정도 받아들여 선배사원이나 팀장으로부터 왜 그렇게 했나요 혼나는 경우도 많다. 그리고 반대로 요구하는 일자도 너무 늦은 일정을 제시하여 왜 그때까지 달라고 했냐고 꾸지람을 듣는다. 

보통 사람들은 본인이 필요한 일자가 내일이라면 오늘까지 받으면 될 것이라 판단하여 오늘까지 일자를 요구하거나 상대방이 요구하는 일자가 큰 무리가 없다면 해당 일자로 수용한다.

하지만 전자의 경우에는 상대방의 사정으로 오늘까지 자료를 주지 않고 내일 주거나 혹은 오늘이 되어서 일정을 연기하는 경우가 허다히 발생하고 후자의 경우에는 내가 고려하지 않은 긴급 업무로 약속한 일정을 지키기 힘들거나 지키기 위해 중요한 다른 일을 연기해야 하는 상황이 발생된다.

그래서 3가지 측면에서 일정에 대한 협의와 협상을 수행해야 한다.

첫째 모든 일정은 보수적으로 접근한다. 본인의 성격에 따라 공격적으로 일정을 잡아 약속을 지키지 못하는 것보다 보수적인 일정을 제시하여 상대방이 요구한 일정보다 좀 더 빨리 제공하는 것이 필요하다. 그러면 어떤 사람은 매번 그렇게 하면 거짓말 잘하는 사람이 되는 것이 아닌가 우려하기도 하는데 상대방은 과거에 지난 일을 깊이 고려하지 않음으로 신경 써지 않아도 무방하다

둘째 앵커링 효과를 고려해야 한다. 어떤 사항에 대해 판단을 내릴 때 초기에 제시된 기준에 영향을 받아 판단을 내리는 현상으로 처음 타이트한 일정을 잡았다면 그 뒤로 일정을 조정하는 것은 쉽지 않다. 그래서 처음에는 예기치 않은 상황이  발생할 것을 고려하여 일정을 수립해야 한다. 하지만 아무 생각 없이 일정을 여유 있게 설정할 것이 아니라 과거의 유사한 사례를 보고 판단해야 하며, 처음 제안할 일정, 목표 일정, 최대로 허용가능한 일정을 사전에 설정하고 제시하는 것이 필요하다.

셋째 해당 업무의 Critical Path를 사전에 설정하여 해당 Task가 얼마나 여유시간이 있는지 사전에 판단해야 한다. 해당 Task의 일정만을 고려하기보다는 최종 결과물을 기반으로 전체 일정 안에서 해당 Task의 여유시간이 어느 정도 있는지를 사전에 고려하는 것이 필요하다. 그 이후 첫째, 둘째 행위를 수행하는 것이 필요하다.

결론적으로 일정은 늘 보수적으로 접근하여 협의하고 협상해야 한다. 우리의 일은 모두 불확실하다. 불확실한 상황을 대응하기 위해서 우리는 늘 Buffer를 확보해 두는 것이 현명하다.