[일머리 스킬] 구두 보고 타이밍이 중요하다

(조제알도 vs 맥그리거, UFC194)

"정확도가 힘을 압도했고, 타이밍은 스피드를 제압했다" 맥그리거가 조제알도로 부터 UFC 패더급 챔피언 벨트를 거머쥐며 한 말이다. 2015년 경기였는데 아직도 나의 뇌리 속에 남아 있는 말이다.

타이밍은 일머리 역량 중 하나의 요소인 일의 속도와 관련된 인자로서 모든 일에서 중요하다. 특히나 구두 보고에 있어 타이밍의 진가는 더욱더 발휘된다. 하지만 구두 보고의 적절한 타이밍은 이것이다라고 정의할 수는 없다.  왜냐하면 보고는 보고  받는 상대방의 성향, 당시 상황, 그 시점 분위기등 외부적인 상황에 따라 좌지우지되기 때문이다.

그렇지만 일반적인 대부분의 사람들이 지켜야 하는 구두 보고의 방법은 존재한다. 오늘은 그 방법에 대해 논해보고자 한다.

첫 번째는 이 일(사안)이 보고의 대상인가를 판단해야 한다. 보고 할 사항임에도 보고를 안 하거나 보고를 안 해도 되는 일반적인 상황을 보고해서 보고를 받는 사람의 시간을 뺐는 것도 문제이다. 하지만 보고에 있어할지, 말지를 고민한다면 해라라고 말한다. 보고를 해야 될 것을 안 해서 발생되는 리스크보다 해서 손해(시간, 혼선 등)가 더 적기 때문이다. 

두 번째는 안 좋은 일(안전사고, 중대 결함, 파업, 거래처 파산, 생산 지연, 작업자 이탈 등)은 발생 즉시 구두 보고 해야 한다. 좋은 일은 타이밍이 맞지 않아도 크게 문제 되지 않지만 안 좋은 일은 타이밍을 놓치면 문제가 된다. 가령 현장에서 중대 결함이 발생했는데 일이 바빠 상사에게 말씀을 못 드렸는데 다른 부서에서 윗분에게 구두로 先 보고가 되어 역으로 전달받게 되면 나의 직속 상사 입장에서는 상당히 뻥지게 되는 상황이 발생된다.(상황이 위급한데 그것도 모르고 있어?) 그래서 안 좋은 상황과 일은 구두로 보고하고 구두로 보고할 상황이 아니면 간략히 문자. 카톡. 메일 등으로 발생시점과 경과 선조치 사항을 전달해야 한다.

세 번째는 1차 서면 보고 된 내용은 중간중간 특이사항을 구두 보고 해야 한다. 1차로 계획서, 현안, 현황 보고를 서면으로 마친 이후에는 진행 사항에 대해 틈틈이 구두로 보고하는 것이 좋다. 서면으로 중간보고와 최종 보고를 할 수 있으나, 특이점이 발생되면 그 시점까지 기다리지 말고 구두로 진행사항을 보고 하는 것이 좋다.

네 번째는 내가 보고 前 상대방이 묻는 경우를 잘 기억해 두자. 처음부터 상대방이 원하는 타이밍을 알기는 쉽지 않다. 그래서 내가 생각하는 타이밍으로 보고를 하다가 내가 보고하기 전에 상사가 묻는 경우가 발생되면 그 순간을 놓치지 말고 어떤 경우에 어느 시점에 상대방이 궁금하는지를 파악해 두자. 그것을 기반으로 타이밍을 잡아 보자. 예를 들어 주말 작업 현황을 상사가 금요일 오전에 확인해라라고 해서 보고하고 나서는 차후에는 목요일 주말 작업 현황을 정리해 두었다가 사전에 구두 보고하면 Good이다.

다섯 번째는 보고 상대방의 기분을 주의 깊게 살피다가 편안한 분위기에 보고 한다. 정말 눈치 없는 사람은 전화로 팀장의 언성이 높은데 전화를 끊고 나면 보고를 하러 가는 사람이다. 없을 것 같지만 있다. 왜냐하면 상대방을 생각하는 것이 아니라 사안의 긴급도를 생각하기 때문이다. 그렇지만 모든 것은 때가 있는 것이다. 특히 보고 받은 사람의 기분, 상황은 상당히 중요하다. 그래서 일 잘하는 사람은 항상 귀가 열려 있다. 모든 상황에서 열려 있는 것이 아니고 집중적인 일을 하지 않을 때는 귀를 열어 둔다. 보통 센스가 있다고 하는 친구들이 이런 류의 사람인데, 보고 대상자의 행동과 말을 유심히 살펴보는 것이 좋다. 물론 집중해야 할 시간에는 그렇게 해서는 절대 안 되지만 평상시 업무 중에는 늘 귀와 눈을 열어 두어야 한다.

맥그리거의 말을 명심하자.  "정확도가 힘을 이기고, 타이밍은 스피드를 제압 할 수 있다"