[일머리 스킬] 서면 보고 타이밍이 중요하다

(출처: 펙셀즈)

보고는 "일에 관한 내용을 말이나 글로 알리는 것"이다.  보고의 주된 목적은 현재의 상황, 문제 또는 발전방향, 제안 등을 보고 대상자에게 알려 이해시키거나 설득시키는 것이라 난 생각한다. 보고의 수단은 앞서 정의에서 살펴보았듯이 말이나 글이다.  그래서 보고의 스킬을 향상하기 위해  스피치(말하기 기술)와 문서 작성 기술 등을 배우고 익힌다.

그런데 회사 생활을 하다 보면 문서가 조금은 허술한데 상사로부터  쉽게 결재를 받기도 하고 어떤 경우에는 잘 만든 문서임에도 불구하고 지적을 받아 재 작성하는 경우도 발생한다. 그 이유는 보고 대상자가 사람이기 때문이다.

사람은 감정의 동물이기에 그날그날의 컨디션과 상황, 분위기에 따라 정보를 받아들이는 수용도가 달라지게 된다. 그렇다 보니 보고를 받는 상대방의 심리적 상태를 잘 살피는 것이 중요하다. 그렇다 보니 보고에 있어 적절한 타이밍을 잡는 것이 필요하다. 그래서 오늘은 서면 보고에 있어 적절한 타이밍은 어떻게 잡는 것이 좋을지 내 생각을 적어본다

1. 월요일 아침, 금요일 오후는 피해야 한다
    상사도 월요일 아침은 피곤한다. 때로는 주말 가정에서 어떤 상황이 있었는지 모른다. 그런 상황에서 월요일 아침에
    보고하는 것은 상황에 맞지 않다.(단. 일상업무 보고는 제외) 그리고 금요일 오후도 마찬가지다. 주말을 준비하고 있는
    상태에서 무거운 주제를 받아들이고 싶은 상사는 없다. 그래서 되도록이면 월요일 아침. 금요일 오후는 보고를 피하자
2. 보고 대상자가 윗선과의 미팅, 결재가 있는 일자(시간)의  이전/이후는 피하자
    직장에서 실무자가 보고하는 보고서의 전결은 팀장/실장/공장장/부문장(본부장)이 되는데 보고 대상자가 당일 다른 사안
    으로 윗선과 미팅, 결재가 있는 일자(시간) 이전/이후 시간은 신경이 곤두서거나 사후 지적으로 분위기가 긴장된 상태라 
    보고서를 가져가서 결재를 받을 때 보고서를 제대로 보지 않거나 대충 보고 반려하는 경우가 발생될 수 있다.
3. 보고 기한 보다 최소 3~4일 전에 보고해야 한다.
    보고 기한이 주어지면 최종 보고자에게 보고하는 시점보다 3~4일 전에 완료하는 것을 목표로 해야 한다. 보고를 했는데
    잘 되면 문제가 없으나 최종 보고자가 다시 보고하라라고 지시하면 일정이 촉박해지기 때문이다. 그래서 보고 일자는
    보고 기한 기준 3~4일 전에  완료해야 한다.
4. 전망 보고 위주로 보고하고 문제가 발생되면 당일 보고 원칙을 준수해야 한다.
    문제 발생 전 위험 보고를 하고 그 이후에는 주기적으로 보고하는 것이 Best이고 문제가 발생된 이후 보고는 최대한
    당일 보고하는 것이 필요하다.
5. 주/월 마감 보고는 마감일 기준 3일 안에 보고해야 한다.
    생산효율, 월 생산실적 등 마감하는 보고자료는 익월 1주 안에 보고해야 한다. 보고 시점이 경과되면 차월 대책이 무색
     해지기 때문이다. ※ 업무를 최대한 자동화하는 것이 필요함.
6. 주/월 마감 보고는 마감일 기준 3일 안에 보고해야 한다.
    생산효율, 월 생산실적 등 마감하는 보고자료는 익월 1주 안에 보고해야 한다. 보고 시점이 경과되면 차월 대책이 무색
     해지기 때문이다. ※ 업무를 최대한 자동화하는 것이 필요함.
7. 관련 부서가 다수 존재하는 이슈는 최대한 빨리 정리 보고해야 한다.
    관련 부서가 다수 존재하여 타 부서에서 선 보고하여 보고 내용이 역으로 우리 부서나 실, 부문으로 내용이 전달되면
    뒷북치는 상황이 발생됨으로 사안이 여러 부서가 관련되어 있다면 최대한 빨리 정리 보고해야 한다.
8. 결과물이 명확하지 않은 것은 초안, 중간, 최종으로 보고 해야 한다. 
    보고 대상자가 명확한 업무 지시를 하지 않은 사안은 빨리 초안을 만들어 보고하여 방향성을 잡는 것이 중요하다. 
    그래서 큰 틀만 잡아서 초안 보고를 해서 컨센서스를 만들고 이후 중간 정도에 다시 보고하여 세부 콘텐츠에 관하여
    승인을 받아 최종 보고서를 꾸며서 읽기 좋고 이해 좋게 하여 최종 보고하는 것이 필요하다.

※ 위에서 말하는 사항은 업무 지시에 따라 서면 보고하는 것을 대상을 전제로 한다. 만약 문제가 시급한 상황은 즉시 구두보고와 서면보고가 이뤄져야 한다.(안전사고, 대량 및 중대한 결함, 화재, 거래처 파업 등)