[일머리 스킬] 문서의 가독성을 높이는 방법(단순화)

A과장이 보고서를 가지고 들어 간다. 팀장은 내용을 다 읽기도 전에 한마디 한다. "보고서가 눈에 안 들어온다." A는 화가 치민다. A는 팀장이 찬찬히 보고서를 보고  어떤 내용들로 구성되어 있는지 팀장님이 검토하여 의견을 피드백받고 싶다. A와 팀장은 계속 트러블이 발생한다.

어떤가? 당신이 회사 생활하면서 한 번쯤은 본 광경이 아닌가?
A는 나를 찾아와 하소연을 한다. 내용이 중요하지 형식이 뭐가 중요하냐고? 진짜 팀장하고 안 맞다.라고 불평불만을 늘어놓는다.

팀장은 불평한다. 보고서를 읽는 사람이 쉽게 잃을 수 있도록 작성해야지. 자기만 아는 내용으로 뭔 말인지도 모르는 내용을 가져와서 검토해 달라고 하면 어떻게 하냐고. 그리고 보고서가 눈에 들어오지 않아 검토하기가 너무 힘들다고 하소연을 하신다. 

가독성이 높은 보고서를 작성하라고 하면 흔히 예쁜 보고서를 만들어야 한다고 생각한다. 하지만 가독성이 높은 문서와 예쁜 문서는 다르다. 가독성이 높은 문서는 어떻게 작성해야 할까?

첫째는 폰트 크기를 최소 12pt 이상 유지해야 한다. 그리고  상위 레벨과 하위 레벨은 폰트 크기는 다르게 구성해야 한다. 예를 들어 Ⅰ. 추진 배경(1 Level)은 14pt로 하위 레벨(2 Level)은 12pt로 구성하는 것이다.

둘째는 문단과 줄간격을 문서 전체에 규칙적으로 적용한다. 한글은 줄 간격을 140~160%로 유지하고 문단은 엔터 등으로 넓혀 주고 글자 들여 쓰기를 통일시킨다.

셋째는  표나 네모 상자 등으로 다양한 정보를 함축적으로 표현하면 좋다. 표는 여러 가지 인자를 일목요연하게 보여 줄 수 있고 네모 상자는 유사 내용들을 그룹핑하거나 강조, 흐름으로 표현할 수 있다.

넷째는 굵은 선이나 글자를 볼드 처리하여 내가 전달하고 싶거나 강조하고 싶은 내용을 표현해 준다. 특히 시사점, 종합의견, 결론 등은 강조하는 것이 좋다.

쥬니어 사원들은 자신이 이야기하고 싶은 내용으로 폰트 크기와 문장 간격을 맞추는데 역순으로 해야 한다. 나는 먼저 폰트 크기, 줄간격, 문단 간격을 고정하고 내용을 줄일 수 있는 표현과 방법을 찾는다. 이것이 문서 가독성을 높이는 방법이다.