[일머리 스킬] 업무 기획

일머리 스킬 중 업무 기획 스킬은 일의 시작점으로 가장 중요하다. 업무 기획 수준을 보면 이 친구가 얼마나 일을 잘하는지를 알 수 있다. 그래서 가끔 나는 주니어 팀원들에게 업무 수준 역량을 살펴보기 위해 업무를
지시하고 이 친구가 얼마나 업무를 잘 기획하는지를 살펴보기도 한다.

업무를 받은 팀원의 반응은 5가지 정도로 나타나는데 일에 대한 본인의 역량과 태도가 반영된다.
1. 지시 내용을 받아 들고 본인의 생각만으로 즉시 업무를 진행하는 팀원
2. 이것저것 물어보거나 다른 팀원에게 물어보면서 어떻게 진행할지 고민하는 팀원
3. 지시 내용에 대한 일의 목적, 본인만의 정의, 업무 범위, 결과물의 수준 등을 정리하고 일을 시작하는 팀원
4. 자신이 하기에는 역량이 부족하다고 하든지, 시간이 없다고 하든지 하면서 일을 받으려고 하지 않는 팀원
5. 알겠다고 말하고 다른 업무를 진행하면서 해당 업무를 차일피일 미루는 팀원

일을 잘하는 팀원은 당연히 3번 팀원이다. 물론 3번처럼 하기 위해서는 올바른 업무 지시(적임자와 일의 방향)가 선행되어야 한다. 올바른 업무 지시는 차후에 다뤄 볼 것이다.

그럼 일머리 스킬 중 가장 중요한 업무 기획은 어떻게 하는 것인지 알아보자. 

우리는 상사로부터 일을 받는다. 그럼 가장 우선적으로 해야 할 것은 일의 목적과 정의를 하는 것이 필요하다.
가령 상사가 "협력사 경쟁력 향상 방안을 전사 회의 때 보고하게 준비해 주세요"라고 지시를 했다고 하자. 상사의 지시의 내용에 있어 우리가 이해하지 못하는 어려운 단어가 있는 것은 아니지만 뭔가 갑갑함을 바로 느낄 것이다.

왜냐하면 지시 목적과 경쟁력이라는 것에 대한 모호함 때문이다. 그래서 제일 처음 업무를 받으면 일의 목적과 정의를 내리는 것이 필요하다. 목적에 대해서는 상사에게 다시 묻거나 일반적인 목적 수준이면 본인 스탠스를 잡으면 된다. 그리고 경쟁력이라는 용어에 대해서는 사전에 살펴본다. 경쟁력은 쉽게 생각하면 경쟁하는 힘이지만 제조기업에서 경쟁력은 원가경쟁력, 품질경쟁력, 납기경쟁력, 기술경쟁력, 수출경쟁력 등 여러 가지로 경쟁력을 정의하고 있어 지시한 경쟁력에 대한 스탠스를 잡는 것이 필요하다.

두 번째는 일의 결과물이다. 최종 결과물이 향상 방안 정도인지, 세부 실행계획 정도 인지를 결정해야 한다. 일의 최종 결과물의 수준에 따라 일의 양과 범위 모든 것이 결정됨으로 결과물의 수준을 명확히 하는 것이 필요하다.

세 번째는 일의 소요시간이다. 일의 결과물이 정해지면 예상되는 소요시간을 산정하고 업무 기한을 준수할 수 있는지를 스스로 평가해야 한다. 원하는 결과물을 기한 내 도출하려면 현재 리소스로 가능한지도 파악해야 한다.

넷째는 일에 필요한 자료를 정리한다. 최종 결과물을 만들기 위해 내가 모든 자료를 가지고 있다면 좋겠지만 회사는 기능별로 조직이 구성되어 있음으로 필요한 자료가 여러 부서에 흩어져 있는 경우가 대부분임으로 필요한 자료를 리스트업 하는 것이 중요하다.(물론 회사 외에서 수집해야 하는 자료도 정리해야 한다)

다섯 번째는 일의 처리 순서에 따라 선. 후관계를 대략적으로 정리해서 마일스톤과 Critical Path를 확인하는 것이 좋다. 왜냐하면 여러 자료를 취합하거나 작성하다 보면 예상과 달리 자료가 늦게 들어오거나 시간이 많이 소요되어 일정이 Delay 되는 경우가 많기 때문이다. 그래서 대략적으로 일을 WBS(Work Breakdown Structure) 정리하고 선. 후 관계를 살펴보고 업무를 시작해야 한다.

물론 이 모든 과정이 업무 지시를 받고 2~3시간 안에 만들어 낼 수 있어야 하는 것도 숙제이다.^^

기존에 하는 업무 방식을 조금씩 바꿔나가 보자. 늘 하든데로 하면 결국 그 수준에 머물려 있을 수밖에 없으니 말이다.

 

똑같은 일을 반복하면서 다른 결과를 기대하는 것은 미친 짓이다. -아인슈타인-