회사 내 보고서 작성 시 가장 많이 활용하는 것이 표이다. 표만 잘 활용하여도 보고서의 품질이 올라간다. 일잘러가 되기 위해서는 문장을 표로 정리하는 스킬이 필요하다. 오늘은 보고서에서 왜 표를 활용해야 되는지, 그리고 표를 활용함에 있어 유용한 팁을 한글과 파워포인트로 나누어서 설명하고자 한다.
표(表)에 대해서 위키백과에서는 "표(表) 또는 테이블(table)은 시각적 의사소통과 자료의 정렬 양식이다"라고 되어 있다. 즉 표는 어떤 내용을 보기 쉽게 나타낸 것이다. 표를 활용하면 보는 이가 보기가 쉬어 이해가 용이해진다는 것이다. 이것이 표의 기능이자 핵심이다.
그럼 우선 표의 구성부터 알아보자. 표는 행(가로), 열(세로), 값(내용)으로 구성되어 있다.
그래서 표를 잘 활용하기 위해서는 2가지가 중요하다
첫째는 행과 열에 무엇을 배치할 것인가를 결정해야 한다.
둘째는 행과 열의 값을 어떻게 묶을 것인가를 결정해야 한다.
그러면 언제 표를 많이 활용할까? 여러 가지가 있겠지만 나는 3가지의 경우에 많이 활용하고 있다.
ⓛ비교나 평가가 필요한 상황 ② 키워드에 대한 설명 ③ 가로/세로를 일정하게 유지하는 도형 대체 시 주로 활용하고 있다. 아래는 4년 차 동료가 주간업무 보고 자료에 적은 내용을 편집한 것이다. 참고로 보자
⊙ XXXX사 주작업자 퇴사로 인한 생산 지연 우려
- A라인: 5/22일 작업자 현황 20명 → 5/29일 18명(작업자 임금 불만, 주작업자로 생산 지연 영향성 높음)
- B라인: 5/22일 작업자 현황 50명 → 5/29일 47명(보조 작업자로 생산 지연 영향성 낮음)
⊙ XXXX사 주작업자 퇴사로 인한 생산 지연 우려
| 구분 | 전주(5/22) | 금주(5/29) | 차이 | 생산영향성 | 비고 |
| A라인 | 20명 | 18명 | △2명 | 높음 | 임금 불만으로 퇴사 |
| B라인 | 50명 | 47명 | △3명 | 낮음 | |
| 계 | 70명 | 65명 | △5명 |
간단한 예시지만 표로 정리하면 총 몇 명이 퇴사를 했는지 쉽게 이해할 수 있고 차이도 쉽게 파악이 된다.
표를 활용하여 내용을 정리하는 습관을 들이는 것이 좋다. (그렇다고 모든 내용을 표로 정리하면 안 됨 ^^)
한글에서 표를 사용할 때 유용한 팁
. 표 삽입 후 행을 추가할 시 : Ctrl + Enter를 하면 아래로 행이 추가된다. Alt+Insert를 눌러 행. 열 모두 추가 가능
. 열 전체 간격 조정 시: 표 전체 선택 후 Ctrl + 좌(◀), 우(▶) 키를 눌러 조정 가능하다.
. 셀 너비, 셀 높이 같게 조정: W(넓이), H(높이) 자판을 누르면 된다.
. 셀 병합: M을 입력하면 된다.
파워포인트에서 표를 사용법
. 표 삽입 후 행을 추가할 시 : 표의 마지막 셀에서 tab을 누르면 된다.
. 셀 텍스트 레이아웃: 표의 셀간의 여백 조정
. 셀 크기: 표의 셀 크기를 조정
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