[일머리 지식] 업무 보고서 글쓰기 방법

업무 보고서의 글은 간결하고 명료해야 한다. 왜냐하면 업무 보고서는 업무를 진행하면서 발생된 현안이나 문제에 대한 현황, 전망, 대책 등을 간결하게 1~2장으로 함축하여 보고해야 하기 때문이다.

보고서 페이지가 1~2장이라는 제약사항에서 현황, 현안, 대책이 명료하게 간결하게 정리되어야 하므로 같은 말이라도 어떻게 적느냐에 따라 상대방의 이해가 상당히 차이가 발생된다.

예를 들어 "퇴사 인력 지속 증가"라는 표현을 적고 6월(3명) → 7월(3명) → 8월(4명)로 표기하면 상대방은 증가하는 것이 맞나?라고 의문이 들게 될 것이다. ※  ( ) : 퇴사자수

글쓴이는 1~5월 대비 퇴사 인력이 증가된 사실을 알고 있고 추가적으로 적을 공간은 부족하여 이렇게 표기를 했는 것인데 받아들이는 사람이 충분히 오해를 하게 되는 글쓰기 된 것이다.

이처럼 업무용 보고서는 한정된 지문에 많은 정보를 담아야 하므로 어떻게 글을 표현하는지가 상당히 중요하다. 그래서 업무 보고서의 글 쓰는 방법은 일반 제안서와 기획서의 글과는 조금 차이가 있다.

 【업무용 보고서에서 글을 잘 쓰기 위한 방법】

• 중복되는 말이 있는지 찾아 없애기
  - 일자리를 원하는 구직자  → 구직자
  - 개선 추진 → 개선
  - 일정 부분 → 일부
  - 참여하게 됨으로써 → 참여함으로써
  - 향후 추진계획  → 향후계획, 추진계획

• 키워드와 설명을 섞어 사용하기
  - (운영방식) 운영체계 차별화 및 전략적 투자분야 선별 미흡
  - (평가체계) 획일화된 접수. 평가체계
  - (생활안전 부문) 생활 안전 및 재해 예방사업 지속
  

• 기호(→, △, √) 적재적소 활용하기
  - 인구 고령화: ('15) 13.1% →('30) 24.3%→('40) 32.3%,- 생산현장+기술엔지니어+관리자 등 폭넓은 의견 수렴     

• 말하듯이 쓰기(쓰고 읽어보라)
  - 이 개선 방안이 오염물질을 효율적인 감축을 제고하며 → 이 개선방안은 오염물질을 효율적으로 줄일 수 있으며

• 줄여 쓰기(조사나 접속사 등은 살펴보고 줄일 수 있을 만큼 줄이자)
  - 사업장의 생산공정에서 발생하는 부산물까지를 고려한 정책은 미비한 상황임
     → 사업장 생산공정에서 발생하는 부산물까지 고려한 정책 미흡
  - 산업화의 영향으로 매년 사업장에서 발생되는 폐기물량은 증가하고 있음
     → 산업화 영향으로 매년 사업장에서 발생하는 폐기물량 증가

※상기 내용은 "고수의 보고법(박종필)"과 "보고서 작성 실무 강의(홍장표)"에서 인용함.