[일머리 스킬] 효과적인 이메일 작성법(2)

(출처: 픽사베이)

지난 글에 이어 오늘은 이메일 작성법에 대해 구체적으로 알아보도록 하자. 이메일의 주된 목적은 정보 공유, 업무 협조 및 요청이다. 모든 이메일에는 상대방이 있기 때문에 상대방의 이해를 돕는 것이 가장 중요하다.

이메일 작성 전 다음 3가지를 먼저 정리하는 것이 필요하다

1. 왜 이 메일을 쓰는가? 이메일보다 더 효과적인 의사소통 수단이 있다면 굳이 시간을 들여 이메일을 작성할 필요가 없다. 이메일의 목적이 정보공유인지, 업무 요청인지, 근거 남기기인지를 판단하여 작성해야 한다.
2. 누구에게 써야 하는가? 내가 바라는 내용을 수행해야 할 사람 또는 부서를 명확히 이해한 상태에서 작성해야 한다.
3. 이메일을 통해 기대하는 것은 무엇인가? 이메일을 통해 내가 얻고자 하는 것, 기대하는 바를 명확히 정의해야 한다.

이처럼 이메일을 작성하기 전 위의 3가지를 꼭 생각하고 정리한 상태에서 이메일을 작성하는 것이 좋다. 생각이 정리되면 아래의 원칙을 지켜 작성하는 것이 효과적이다:

• 하나의 메일에는 하나의 내용을 담는다. 여러 사항을 혼용해서 작성하면 상대방이 이해하기 어렵고 결국 내가 기대하는 바를 얻지 못할 가능성이 높아진다.
• 제목에서 목적과 의도, 주제가 파악될 수 있도록 작성한다. [협조 요청], [기한 준수], [회신 필수], [정보 공유] 등의 말머리를 사용하거나, 상대방이 수많은 메일 리스트에서 쉽게 찾을 수 있도록 제목을 적절히 선택한다.
• 내용을 구조화하여 이해하기 쉽게 작성한다. 서술식과 개조식을 적절히 섞어 이해하기 좋게 한다. 예를 들어 번호 등을 사용해서 1. 목적, 2. 요청사항 등으로 표현한다.
• 보내기 전 수신인과 참조인, 첨부 파일을 꼭 확인하고 시간이 허락된다면 미발송문서로 저장하고 한 번 더 읽어보는 것이 필요하다.

상기 원칙을 항상 되새기며 이메일을 작성하는 것을 연습하다 보면 이메일 작성 실력도 점차 늘어갈 것이다. 팁으로, 요즘 나는 중요한 이메일은 GPT에 동일하게 작성하고 수정요청을 하여 피드백받고 참고할 만한 것은 참고하여 수정 후 발송한다.

의외로 사람들은 이메일을 가볍게 생각하는데 지난 글에서 말했듯이 이메일을 받는 사람은 이메일 작성된 것만으로도 나의 업무 능력을 평가하게 된다. 상대방을 고려하여 잘 쓴 이메일은 남의 도움을 받아 일을 수월하게 진행할 수 있게 해 준다. 따라서 이메일 작성을 쉽게 생각하지 말고 꾸준히 연습하는 것을 잊지 말아야 한다.