[일머리 스킬] 일은 기획부터 시작해야 한다

(출처: 픽사베이)

일을 지시받고 단순히 실행 방법에만 생각이 갇혀버리면 좋은 결과를 만들어낼 수 없다. 그래서 일을 지시받으면 먼저 기획부터 해야 한다. 이 일을 어떤 업무 흐름으로 진행할 것인지를 스스로 정리하고 기획하는 것이 중요하다. 이런 스킬을 기르지 않으면 경력이 많아도 일을 효과적이고 효율적으로 처리할 수 없다.

최근에 있었던 업무 사례를 소개하겠다.

어제 팀장이 나를 불러 자리에 갔다. 팀장의 상사가 업체 방문 계획을 지시했다고 한다. 팀장의 상사 역시 그 위의 상사로부터 업무를 지시받았다고 했다. 팀장은 방문 일자를 다다음 주로 잡고 준비해야 할 자료를 말해주면서 준비를 부탁했다.

내용을 다 듣고 방문 목적과 일자 등을 물었는데, 팀장 상사가 제대로 이야기를 안 해줘서 일단 이 자료들을 준비하자고 했다.

그래서 나는 우선 업체 방문 계획서를 작성해야 한다고 제안했다. 어떤 목적으로, 언제, 어느 업체를 방문하고, 가서 무엇을 이야기하며, 참석자는 누구로 할 것인지를 정리해서 보고하고 추가적인 지침을 받아야 한다고 설명했다. 그제야 팀장은 "아, 그게 필요하겠구나"라며 동의했다.

업무를 하면서 나는 이런 일들을 종종 겪는다. 연차가 많은 팀장이나 팀장의 상사조차도 단순하게 일을 받고 어떻게 실행할지에만 매몰되어 업무를 기획하지 않고 실행부터 생각한다.

상사가 업무 지시를 했다면, 그 업무를 어떤 방향으로 할 것인지 본인의 생각을 담아서 업무를 기획하는 것이 우선되어야 한다. 하지만 많은 경우 지시한 내용만 바라보면서 어떻게 할지만 생각한다. 그러다 보면 상사에게 지시한 내용을 그대로 가져갔을 때 "내가 언제 이렇게 하라고 했냐"는 꾸지람을 듣게 된다.

따라서 업무를 받으면 다음과 같은 순서로 접근하는 것이 바람직하다

1. 업무의 목적과 기대 결과를 명확히 파악한다.
2. 어떤 방향으로 일을 할 것인지 기획한다.
3. 기획 결과를 상사에게 보여주고 의견을 구한다.
4. 상사의 피드백을 반영하여 기획을 수정한다.
5. 최종 기획안에 따라 실행 계획을 세운다.

이러한 과정을 통해 우리가 목적하는 또는 기대하는 결과를 효과적이고 효율적으로 달성할 수 있는지 판단하게 된다. 또한, 상사와의 눈높이를 맞추고 오해의 소지를 줄일 수 있다.

기획의 중요성을 인식하고 실천하는 것은 단순히 업무 수행 능력을 향상하는 것을 넘어 개인의 성장과 발전에도 큰 도움이 된다.

결론적으로, 일을 시작할 때 항상 '기획'이라는 렌즈를 통해 바라보는 습관을 들이자. 이는 우리의 업무 능력을 한 단계 끌어올리는 핵심 요소가 될 것이다.