[일머리 스킬] 효과적인 이메일 작성법(1)

(출처 : 픽사베이)

오늘 한 팀장이 후배 과장을 불러 이메일 작성에 대해 질책하는 모습을 목격했다. 이메일의 내용과 구조, 요구사항이 명확하지 않다는 이유였다. 입사 5년 차 과장이 이런 지적을 받는 것을 보며 안타까운 마음이 들었다.

개인적으로 신입사원이 들어오면 세 가지를 중점적으로 교육한다. 바로 보고서 작성, 이메일 작성, 회의록 작성이다. 이는 회사 생활의 기본이 되는 핵심 요소이기 때문에 직접 자료를 만들어 교육을 진행한다.

이메일은 신입사원이 가장 먼저 접하는 공식적인 의사소통 도구다. 전화나 메신저와는 달리, 이메일은 기록으로 남는다. 따라서 신중하게 작성해야 후회하지 않는다. 때로는 상대 부서의 상급자들이 이메일을 통해 직원을 평가하기도 한다. 즉, 이메일은 첫인상을 좌우하는 중요한 수단이 될 수 있다.

이메일 작성을 가볍게 여겨서는 안 된다. 초기에 올바른 작성법을 익히지 않으면 나쁜 습관이 고착화되어 나중에 수정하기 어려워진다. 때로는 "이메일은 대충 써도 된다"는 잘못된 인식에 빠질 수도 있다. 따라서 이메일 작성법에 대해 스스로 고민하고 개선하려는 노력이 필요하다.

오랜 경험을 통해 이제는 몇 번의 이메일 교환만으로도 상대방의 업무 능력을 어느 정도 가늠할 수 있게 되었다.

이메일 작성 목적은 크게 세 가지로 나눌 수 있다. 각 목적에 따라 작성 방법이 달라진다.

1. 정보 공유 및 전달: 팀원이나 타 부서와 정보를 공유할 때 사용한다.

2. 업무 협조 및 요청: 가장 빈번한 목적으로, 팀원이나 타 부서에 업무 협조나 요청을 할 때 활용한다.

3. 기록: 회의 결과를 공유하거나 중요한 사실을 정리하여 전달할 때 사용한다. 단순 공유를 넘어 향후 참고 자료로 활용될 수 있다는 점에서 첫 번째 목적과 차이가 있다.

다음 글에서는 각 목적에 맞는 구체적인 이메일 작성 방법을 소개하도록 하겠다.