[일머리 스킬] 보고서 작성 _분류와 레벨

(출처:Pexels)

보고서 작성은 직장인에게 숙명적인 일이다. 상사는 그 사람이 얼마나 논리적이며, 일을 잘하는지를 보고서로 평가하기도 한다. 왜냐하면 보고서에는 그 사람의 생각과 논리, 창의성, 실행력 등이 모두 담기기 때문이다. 그중에서도 보고서에서의 논리는 보는 이로 하여금 보고자가 얼마나 많은 고민과 생각을 했는지를 가늠하게 하는 척도가 된다. 그래서 오늘은 보고서의 논리력을 강화하는 분류와 레벨에 대해 말해 보고자 한다.

먼저 용어의 정의부터 살펴보자

분류: 분 나눌 분, 무리 류 [한자풀이] 무리(類)를 나누는(分) 것으로 같은 성질을 가진 것끼리 종류별로 나누어 놓는 것

레벨: 계층적인 배열에서 어떤 항목의 종속된 정도 (IT 사전)

그러면 분류와 레벨이 왜 중요하고 어떻게 해야 하는지를 살펴보자

1. 보고 받는 사람은 보고자가 검토 과정에서 중복이나 누락이 없는지를 확인하는데 분류가 잘 된 보고서는 누락과 중복 없이 표현된다. 예를 들어 상사가 팀원 역량 강화를 위한 교육 계획을 수립하라는 지시를 내린다면 교육을 여러 측면에서 분류해야 한다. 우선 교육 장소 기준으로 사내교육/사외교육으로 나눌 수 있으며, 교육의 방법에 따라 이론교육/실습교육으로 나눠서 생각해 볼 수 있다. 이처럼 보고자는 주어진 과제를 받아들고 어떻게 분류할 것인지를 고민해봐야 한다.

2. 레벨은 상. 하위의 관계를 말한다. 대개 직장의 보고서는 기획형 보고서보다 업무 진행 간의 현안/검토 보고서가 많다. 이런 형태의 보고서는 간략하게 1~2장으로 작성하는데 단락별로 수준을 맞추지 않으면 보고를 받는 사람은 혼돈이 생긴다. 큰 단락이 Ⅰ. 현황, Ⅱ. 문제점 및 원인으로 분류하고 하위 수준에는 해당 상위 수준에 대한 설명, 근거, 이유 등이 따라와야 된다. 스킬이 부족한 보고자는 2가지의 문제가 발생되는데 아래와 같다.

가. 상위 수준과 관련이 없는 내용 기술

나. 수준이 상위로 가야 하는데 하위에 기술

예를 들어 1) A라인 생산 수량 감소라고 한다면 하위 수준은 상위 수준의 설명, 근거, 이유가 기술되어야 하는데 1-1) B제품(B라인 생산제품) 불량률 증가로 표기하면 동일 문제를 상. 하위로 묶었기 때문에 보고자는 가우뚱하게 되는 것이다.

보고서를 작성하는 사람은 항상 분류에 있어 누락과 중복이 없는지를 살펴봐야 하고 상. 하위의 수준이 문맥에 맞는지를 살펴보는 과정을 지속적으로 연습해야 한다.