[일머리 스킬] 보고서 작성_폰트를 키워라

팀의 2년 차 신입 직원이 팀장님께 몇 번의 보고서를 수정받고 나서 급기야 팀장은 나를 불러 보고서 작성하는 것을 가르쳐주라는 지시(?)를 받게 되었다. 지금의 회사는 연차가 낮아도 각자 프로젝트를 가지고 있어 자신이 맡은 프로젝트에 대한 현안은 직접 팀장님께 보고를 하는데 보고 과정에서 계속적인 지적이 나와서 나한테 지시를 하게 된 것이다.

팀장께 올린 보고서를 달라고 해서 보니 보완해야 할 곳이 한 두 곳이 아니었지만 작은 폰트가 눈에 들어왔다. 그래서 혹시 폰트 크기가 얼마로 했어?라고 물으니 8pt로 했다고 했다. 그 순간 헉(?) 했다.

왜 이렇게 작게 적었는지 물어보니 보고서에 지금의 모든 정보를 기록하려고 하다 보니 글자가 작아졌다고 했다.

보고서의 기본인 폰트 크기에 대하여 중요성을 모르고 있는 것을 보고 나 스스로 반성을 하게 되었다.(내가 잘 가르쳐 주지 못했든 것이다.)

모든 면에서 보완해야 할 사항이 있는데 폰트는 부연 설명을 하는 내용(각주, 미주, 비고) 외에는 모두 12pt이상 유지 할 수 있도록 해야 한다고 말했다. 만약 12pt로 안된다면 내용을 단순화하여 핵심만 전달되게 내용을 수정하게 하고 동일한 문서를 나도 같이 정리하여 충분히 가능함을 보여주고 코칭을 마무리했다. (첨부 활용도 이야기했는데 다음 글에 담고자 한다)

보고서는 상사와의 의사소통의 도구이자 나의 주장의 펼치는 도구인데 작은 글씨로 인하여 내용도 보기 전에 읽기도 싫게 만들어서는 안 되지 않겠는가?

명심해라! 우선 폰트 크기를 12pt이상으로 유지해라. 그리고 보고서 내용을 핵심만 간추려서 폰트 크기를 충족시켜라.

스티브잡스는 “단순함은 궁극의 정교함(Simplicity is the ultimate sophistication)”이라 했다. 가장 간결하게 핵심을 전달할 수 있도록 구성하자.