[일머리 스킬] 말하고 싶은 것을 우선 글로 적고 PPT로 작성하라

파워포인트는 회사마다 엑셀만큼 많이 사용하는 오피스 프로그램이다. 프리젠테이션이 주 목적이나 지금은 회사 내 회의록, 주간 업무 보고 자료 작성 시에도 파워포인트 프로그램을 많이 활용 한다.  나 역시 회사 업무에서 주로 사용하는 것이 오피스 프로그램이 엑셀>파워포인트>한글>워드 순으로 파워포인트를 많이 사용한다.

파워포인트는 도형을 활용하여 시각화된 자료를 통한 핵심적이고 간결한 메세지를 전달하는데 유용하게 사용할 수 있는데 회사에서 주로 회의록이나 주간 월간 업무 정리 등으로 활용되다 보니 워드나 한글 문서와 차이가 많이 나지 않는다.

그러다 보니 파워포인트 문서와 한글,워드 문서와 큰 차이를 못 느끼게 된다. 다만 네모난 도형이나 표에 글자를 정리한 정도로 밖에 말이다.

그래서 난 파워포인트를 활용한 문서를 만들 때는 최대한 도형이나 차트 등을 사용해서 핵심적이고 간결한 메세지를 전달하려고 노력한다. 전달하고자 하는 메세지와 적절한 도표나 도형은 읽는 사람으로부터 훨씬 더 이해력을 높일 수 있게 하기 때문이다.

근데 파워포인트는 정말 중요한 것이 하나 있다. 그것은 내가 무엇을 말하고 싶은 것인지를 먼저 글로 정리를 해야 한다는 것이다. 말하고 싶은 것을 하얀 슬라이드 위에다 적고 또 적고 하면서 정리되면 그 때부터는 상대방이 내 메세지를 잘 이해하게 하려면 어떻게 하면 좋을까 라는 생각을 가지고 도형이나 표 등을 활용하여 자료를 만들어야 한다.

생각이 정리되지 않은 상태에서 파워포인트를 만들면 자료가 완성된 후 논리적인 연결 흐름이 상대방이 쉽게 이해하지 못하게 된다.

따라서 꼭 명심해야 한다. 파워포인트로 문서를 만들 때는 우선 말하고자 하는 메세지를 논리 정연하게 글로서 적고 글을 도형이나 차트 등으로 그려 나가야 된다.