[일머리 스킬] 돌발적으로 발생하는 일 잘 처리하는 방법

(출처: 픽사베이)

회사 생활을 하다 보면 일상적인 반복 업무 외에 예기치 못한 돌발 상황이 발생한다. 익숙한 업무는 기존 프로세스를 따라 처리하기 때문에 어느 정도 숙련도가 쌓이면 큰 어려움 없이 해낼 수 있다.

하지만 진정한 역량은 처음 마주하는 돌발 업무를 어떻게 다루는지에서 드러난다. 대부분의 사람들은 과거 경험에 의존하거나 표면적인 지시에만 즉각 대응하는 경향이 있다. 이로 인해 업무 진행 중 불필요한 시행착오를 겪게 된다.

최근 한 팀장이 협력사 간담회를 급하게 준비하라는 지시를 받고 충분한 검토 없이 실행에 옮겼다가 예상치 못한 문제에 직면한 사례를 목격했다. 이를 보며 '왜 프로세스를 그리지 않았을까?' 하는 의문이 들었다.

사실 대부분의 업무는 일정한 프로세스를 가지고 있다. 프로세스란 단순히 업무 처리 순서가 아니라, 투입 자원부터 처리 방식, 최종 산출물(output)과 성과(outcome)까지를 포함하는 전체적인 흐름을 말한다.

이 프로세스를 사전에 그려보는 것과 그렇지 않은 것은 업무의 결과와 효율성 면에서 큰 차이를 만든다. 아무리 급한 일이라도 간단하게나마 프로세스를 스케치하는 습관을 들이는 것이 중요하다.

여기서 말하는 프로세스 그리기는 복잡한 다이어그램을 만드는 것이 아니다. 단순히 노트에 필요한 자원을 나열하고, 처리 단계를 숫자로 정리하며, 최종 산출물을 명시하는 것만으로도 충분하다. 이런 간단한 정리만으로도 업무 역량이 크게 향상될 수 있다.

이러한 습관이 몸에 배면 업무 처리 속도와 품질이 눈에 띄게 개선된다. 따라서 돌발 업무에 직면했을 때 당황하지 말고, 자신의 지식을 바탕으로 프로세스를 그려보는 습관을 기르자. 이것이 바로 일의 달인으로 가는 지름길이다.