[일머리 스킬] 업무 실수를 줄이는 방법

업무 실수를 줄이는 방법을 논하기 전에 우선 업무 실수가 발생하는 원인부터 이야기하는 것이 옳을 것이다.
업무 실수의 원인은 크게 3가지로 발생하게 된다.
1. 주의력 부족
2. 의사소통 미스
3. 부적절한 프로세스 및 절차

(출처: 픽사베이)

첫 번째 주의력 부족에 대해 알아보자
주의력 부족은 해당 업무를 처리할 시간이 불충분하거나 컨디션이 좋지 않지 않을 경우, 여러 업무를 동시에 처리할 경우 주로 발생된다. 그래서 나는 술을 많이 마신 다음날이나 감기 등으로 몸 컨디션이 좋지 않을 경우에는 숫자를 다루거나 중요한 일은 가급적 피한다. 또 업무에 쫓기지 않도록 업무 계획을 세우는 일에 집중한다. 업무 계획 수립 방법은 차후에 같이 논이 하게 될 것이다. 또한 동시에 여러 일을 가급적 처리하는 것을 피하려고 하는데 전화가 오면 메모 등을 해 두어서 순차적으로 일 처리를 하고 메일을 읽는 시간을 오전, 오후 2번을 한정해서 최대한 주의력을 흩트리지 않게 노력한다.
둘째는 의사소통 미스로 실수가 생긴다. 상대방은 A의도를 가지고 말하거나 전달했는데 잘 못 알아듣거나 또는 본인의 의도로 자의 해석해서 실수를 하게 된다. 그래서 항상 상대방의 의도를 물어보는 습관을 가져야 하고 말로 요약 정리 하거나 메일로 기록해 두는 것이 좋다. 특히 자의 해석하는 것이 왕왕 발생되는데 중간보고 등을 통해 방향이 맞는지를 확인해야 한다.
셋째는 잘못된 프로세스로 발생하는데 해당 프로세스의 인풋, 아웃풋을 확인하고 성과지표를 만들어 주기적인 모니터링을 하는 것이 필요하다.
추가로 업무 자동화를 통해 일의 속도를 높이고 시간을 확보하고 확보된 시간으로 검증 시간을 늘리는 것이
필요하다. 또한 중요한 메일은 워드로 옮겨서 맞춤법을 확인하거나 내 메일로 보내서 다시 한번 읽어 보는 습관을 기려야 한다.
실수가 반복되면 실력으로 판단될 수 있음을 우리는 늘 명심해야 한다